مدیریت زمان چیست ؟؟؟چگونه زمان را مدیریت کنیم ؟؟؟
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان، یعنی زمان خود را بهطور مؤثر به فعالیتهای مناسب اختصاص دهیم.
مدیریت مؤثر زمان، به افراد اجازه میدهد تا بر اساس اولویتهای خود،
فاصلههای زمانی خاصی را به فعالیتهای خاصی اختصاص دهند.
بهعبارت دیگر، اینکه چگونه زمان را مدیریت کنیم یعنی اینکه از وقت خود،
به بهترین شکل استفاده کنیم، زیرا وقت همیشه محدود است.
در مدیریت زمان مشخص میکنید که کدام فعالیت مهمتر است و چه مدت زمانی را باید به آن اختصاص دهید،
کدام کار را باید زودتر انجام دهید و کدام کار را بعدا نیز میتوانید انجام دهید.
مدیریت زمان نهتنها در سازمانها، بلکه در زندگی شخصی ما نیز نقش مهمی را ایفا میکند.
مدیریت زمان موارد زیر را در بر میگیرد:
۱. برنامهریزی مؤثر
از قبل، برای مدیریت زمان اثربخش روزتان را بهخوبی برنامهریزی کنید.
برنامه کاری خود یا لیستی از کارهایتان را تهیه کنید.
فعالیتهای مهمی را که باید در یک روز واحد انجام دهید، همراه با زمان موردنیاز برای هرکدام مشخص کنید؛
کارهایی را که در اولویت هستند، باید زودتر انجام دهید و به کارهایی که در لحظه اهمیت زیادی ندارند، میتوانید بعدا بپردازید.
وظایف و کارهای بلاتکلیف را یکبهیک کامل کنید.
تا زمانی که وظیفه قبلیتان را انجام ندادهاید، کار تازهای را شروع نکنید و مواردی را که قبلا تکمیل کردهاید، تیک بزنید.
از انجام کارهایتان در زمان مقرر مطمئن شوید.
۲. تعیین اهداف
سازمان بیهدف، مثل کشتی گمشدهای در اقیانوس پهناور است.
باید اهدافتان را تعیین کنید و مطمئن شوید که آنها واقعی و دستیافتنی هستند.
۳. تعیین مهلت یا ضربالاجل
برای خود مهلتی را در نظر بگیرید و تلاش کنید تا قبل از اتمام مهلت مشخص، کارتان را به پایان برسانید.
منتظر نمانید که کارفرما یا مدیرتان، پیوسته از شما روند کاریتان را بپرسد و ضربالاجلی را برایتان تعیین کند.
یاد بگیرید که مالکیت کارتان را به دست بگیرید.
شما بهترین شخصی هستید که میتوانید برای کارتان ضربالاجل تعیین کنید.
از خودتان بپرسید که انجامدادن فلان کار، چقدر زمان میبرد؛
همچنین میتوانید از یک برنامهریز برای تعیین ضربالاجلهای مهم بهرهمند شوید.
۴. تفویض مسئولیتها
نه گفتن را بیاموزید.
همه کارها را بهتنهایی انجام ندهید؛ افراد دیگری نیز وجود دارند.
نباید وقتی که میدانید کاری را نمیتوانید انجام دهید، آن را قبول کنید.
وظایف و مسئولیتها، باید مطابق با علاقه و تخصص کارمندان تعیین شوند تا
بتوانند آنها را در مهلتهای مقرر انجام دهند.
در صورتی که ضربالاجلی را برای افراد مشخص میکنید، به خاطر داشته باشید که
آن کسانی که دانش و تخصص لازم را ندارند، ممکن است به زمان بیشتری نیاز داشته باشند.
۵. اولویتبندی کارها
برای مدیریت زمان با توجه به اهمیت و ضرورت وظایف، آنها را اولویتبندی کنید.
تفاوت بین کارهای فوری و مهم را بدانید.
مشخص کنید که چه کارهایی را باید طی یک روز انجام دهید وچه کارهایی را میتوانید طی یک ماه یا حتی بیشتر نیز انجام دهید.
۶. صرف زمان مناسب برای فعالیت درست
عادت به «انجام کار درست، در زمان مناسب» را توسعه دهید.
کارهایی که در زمان اشتباه انجام میشوند، کاربرد چندانی ندارند.
یک روز کامل خود را تلف نکنید برای کاری که میتواند طی یک یا چند ساعت انجام شود؛
همچنین برای تماسهای شخصی یا بررسی بهروزرسانیها در شبکههای اجتماعی،
مدت زمانی جداگانهای را تعیین کنید.
چرا دچار کمبود زمان میشویم؟
رویاهای بزرگ و هدف گذاری غیرواقعی
برخی از ما به دلیل رویاهای بزرگی که در سر داریم، احساس میکنیم به
کمبود زمان گرفتار شدهایم که تصمیم میگیریم به یک انسان بزرگ تبدیل شویم.
وقتی به غولهای صنعت و اقتصاد ایران و جهان فکر می کنیم.
وقتی میخواهیم تاثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم.
یکی از اولین چیزهایی که به خاطر میآوریم محدودیت زمان است.
خصوصاً اگر به سن خودمان فکر کنیم و احساس کنیم، تا این نقطه که هم اکنون آمدهایم،
به اندازهی کافی از عمر و وقت خودمان استفاده نکرده ایم.
کمال طلبی
کمال طلبی نیز میتواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتاً به سمت مدیریت زمان سوق داده است.
کمال طلبها کسانی هستند که برای هیچ کاری، استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمیپذیرند.
آنها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را میخواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آنها، بیش از زمان معمول طول میکشد.
نامهای که میتواند در پنج دقیقه نوشته شود، پنج بار مرور و ویرایش میشود و پس از سی دقیقه، با نارضایتی ارسال میشود.
طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در
مدیریت زمان است و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم میتوانیم
بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.
ضعف در مهارت حل مسئله
شاید مشکل اصلی ما انگیزه نداشتن است.
وقتی برای کاری که انجام میدهیم انگیزه نداریم، آن را کندتر از همیشه انجام میدهیم.
خیلی وقتها هم، ترجیح میدهیم آن کار را در آخرین مهلت مقرر انجام دهیم.
در چنین شرایطی، گاهی اوقات مسئلهی ریشهای کمبود انگیزه، دیده نمیشود و
عارضهی سطحی آن، یعنی کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار میگیرد.
احساس میکنیم با بهبود مهارت مدیریت زمان، میتوانیم انواع مشکلاتی را که در کار و
زندگی روزمره خود با آن مواجه هستیم، مدیریت کرده و کاهش دهیم.
دیدگاهتان را بنویسید